Sujuva työvuorosuunnittelu säästää aikaa ja helpottaa arkea ateriapalveluissa
Keurusseudun ateria- ja tukipalvelut, lyhyesti Kateria, palvelee asiakkaita kolmessa keskisuomalaisessa kunnassa. Katerian 50 ammattilaista huolehtivat kouluihin, päiväkoteihin, palvelutaloihin ja vuodeosastoille yhteensä hieman alle miljoona ateriaa vuodessa.
Työvuorosuunnittelu oli aikaisemmin hidasta ja aikaa vievää
Katerian toimittamat ateriat on mietitty suomalaisen ja paikallisen ruokakulttuurin mukaisiksi, mikä vaatii osaavaa keittiöhenkilökuntaa paikalle valmistamaan ja tarjoilemaan ruokaa.
Työtä tehdään viikon jokaisena päivänä ja työvuorojen suunnittelu vei aiemmin esihenkilöiltä jopa kolme viikkoa. Suunnittelua tehtiin käytännössä joka päivä ja kun edellinen lista valmistui, piti seuraavaa jo alkaa tehdä. Käytössä ollut järjestelmä oli toiminut 90-luvulta asti, mutta alkoi jo olla kankea käyttää ja monia tietoja piti ylläpitää paperilapuilla.
Tekoälyn avulla pystyttiin vähentämään työvuorosuunnitteluun käytettävää aikaa runsaasti
Kateria päätti luopua vanhasta järjestelmästä 2023 aikana ja harkitsi vaihtoehtoja. Vuorox vakuutti helppokäyttöisyydellä ja suunnittelua avustavalla tekoälyllä. “Ennen meni toisen esihenkilön työaikaa suunnitteluun joka työpäivä. Nyt saadaan 3 viikon lista valmiiksi 3 päivässä” toteaa ruokapalveluvastaava Minna Meronen.
“Verrattuna vanhaan järjestelmään Vuorox on todella helppo käyttää. Papereiden pyörittely on vähentynyt selvästi” kommentoi toimitusjohtaja Ulla Luoma.
Henkilökunta syöttää järjestelmässä toiveensa omalla puhelimellaan ja valmiit listat toimitetaan sähköpostiin, jolloin kaikki ovat aina tilanteen tasalla. “Työntekijät ovat omaksuneet Vuoroxin oikein hyvin ja hankaluuksia ei oikeastaan ole ollut” Meronen kertoo.
Katerialla kehitys jatkuu ja uusia keinoja työn helpottamiseksi haetaan koko ajan. Tekoälyn hyödyntäminen on jo hyvällä mallilla ja jatkossa tarkoitus on siirtää toimintaa entistä enemmän digitaaliseen suuntaan. Hallinnollisen työn helpottaminen auttaa keskittymään itse ydintoimintaan - herkullisen, ravitsevan ja monipuolisen ruuan valmistamiseen.
Kuva 1 - Nykyaikainen työkalu työvuorosuunnittelussa
